Digitalisasi dokumen dan DMS untuk mengurangi risiko pengelolaan manual

Dokumen menjadi bagian penting dari kegiatan perusahaan, dari kontrak, laporan keuangan, kebijakan internal, SOP, dokumen legal, hingga arsip operasional. Saat bisnis bertumbuh, jumlah dokumen ikut meningkat dan cenderung sulit dikendalikan hanya dengan cara lama. Ketika organisasi memiliki banyak departemen, cabang, dan proses yang saling terhubung, pengelolaan dokumen yang tersebar dapat menghambat pekerjaan.

Karyawan juga bisa berada di lokasi berbeda sehingga bergantung pada dokumen fisik atau pengiriman file menjadi lebih sering terjadi. Digitalisasi dokumen diperlukan untuk mengurangi hambatan tersebut. Namun, manfaatnya akan lebih terasa ketika pengelolaan dokumen berjalan terstruktur dan tidak berhenti pada proses pemindahan ke format digital.

Digitalisasi dokumen tidak hanya berarti mengubah dokumen fisik menjadi file melalui scanning. Proses ini juga mencakup cara dokumen disimpan, dicari, diakses, diperbarui, serta dikelola secara aman dan terkontrol.

Setelah dokumen beralih menjadi file digital, perusahaan tetap perlu menentukan klasifikasi dokumen dan pihak yang memiliki akses. Selain itu, versi dokumen harus dikelola agar perubahan tercatat, dan aktivitas terhadap dokumen dapat ditelusuri. Tanpa tata kelola yang jelas, kumpulan file digital dapat menimbulkan masalah serupa seperti arsip fisik. Contohnya, file sulit ditemukan, muncul banyak versi dokumen, hingga lokasi penyimpanan yang tidak konsisten.

Empat masalah saat pengelolaan dokumen masih manual

Pengelolaan dokumen secara manual sering menimbulkan kendala dari pencarian hingga kontrol akses. Masalah ini muncul karena dokumen tersebar di folder, komputer, email, atau lokasi fisik yang berbeda-beda. Pertama, dokumen bisa sulit ditemukan secara cepat. Karyawan membutuhkan waktu lebih lama untuk menelusuri arsip, sehingga pekerjaan ikut tertunda.

Kedua, risiko kehilangan dan kerusakan meningkat. Dokumen fisik dapat rusak atau hilang, sedangkan file yang tersimpan di perangkat tertentu dapat tidak mudah diakses ketika perangkat mengalami masalah. Ketiga, sering muncul berbagai versi dokumen.

File yang dikirim melalui email dan diedit oleh beberapa orang membuat isi berbeda-beda, sehingga karyawan perlu memastikan mana versi yang paling baru. Keempat, kontrol akses biasanya terbatas. Dokumen legal, keuangan, SDM, dan dokumen strategis membutuhkan pengaturan akses sesuai kewenangan, yang menjadi lebih sulit jika masih mengandalkan sistem manual.

Manfaat sistem digital terpusat

Sistem digital terpusat membantu perusahaan mengurangi ketergantungan pada penyimpanan yang tersebar. Dokumen disimpan dalam satu repository dengan struktur serta aturan akses yang lebih jelas.

Pengelolaan terpusat juga menjaga konsistensi versi dokumen dan menurunkan risiko penggunaan dokumen yang sudah tidak berlaku. Fitur seperti workflow persetujuan dan audit trail turut mendukung proses review sekaligus pencatatan aktivitas.

Peran Document Management System dalam digitalisasi dokumen

Untuk perusahaan dengan volume dan kompleksitas dokumen tinggi, Document Management System (DMS) dibutuhkan agar pengelolaan lebih terstruktur. Proses bisnis yang memanfaatkan dokumen menjadi lebih terkendali.

DMS mencakup pengaturan dari penyimpanan, pencarian, dan akses, hingga version control, workflow, dan audit trail. Dengan begitu, sistem dokumentasi perusahaan menjadi terpusat, aman, dan terkendali.

Solusi DMS dari Softbless

Softbless menyediakan sistem manajemen dokumen yang membantu perusahaan mengatur akses berdasarkan kebutuhan divisi maupun jabatan. Penggunaan DMS dari Softbless ditujukan untuk mengintegrasikan pengelolaan dokumen dalam satu platform terpusat.

Selain itu, Softbless menawarkan model on-premise perpetual. Artinya, perusahaan dapat mengelola infrastruktur dan data miliknya secara mandiri, yang dianggap sesuai bagi organisasi yang membutuhkan kontrol lebih besar.

Kapan perusahaan perlu mempertimbangkan DMS

DMS relevan untuk perusahaan dengan karakteristik tertentu. Misalnya, sektor perbankan, asuransi, manufaktur, pertambangan, perkebunan, energi, farmasi, dan kesehatan yang menuntut dokumentasi serta audit tinggi.

• Memiliki volume dokumen besar.
• Punya banyak pengguna.
• Terdapat beberapa lokasi operasional.
• Sering kali membutuhkan proses persetujuan yang melibatkan berbagai pihak.

Digitalisasi dokumen sebagai bagian transformasi kerja

Digitalisasi dokumen tidak sekadar program mengurangi penggunaan kertas. Perubahan yang lebih penting adalah membangun cara kerja agar penemuan, penggunaan, dan pengendalian dokumen menjadi lebih mudah.

Ketika dokumen dikelola terpusat, proses kerja dapat menjadi lebih teratur dan efisien. Keberhasilan digitalisasi juga diukur dari pengelolaan setelah dokumen dipindai, bukan hanya dari jumlah arsip yang berubah menjadi file digital.